Как проводить Дискавери?
Обновлено: 16 окт. 2021 г.
Всем привет!
В предыдущих статьях мы дали определение Дискавери и подробно рассмотрели стадию планирования. Сегодня поговорим о самом интересном - проведении Дискавери на стороне клиента (или, как мы часто говорим, в "онсайте"). В онсайте мы сталкиваемся с самыми разными представителями клиента: как менеджерами, так и рядовыми сотрудниками. Это люди из различных подразделений, не все из них имеют опыт работы с внешними подрядчиками, для кого-то это вообще первый IT-проект. С каждым из них вам нужно наладить общение. И в первую очередь вам в этом поможет умение профессионально проводить деловые встречи. Общение с вами должно вызывать позитивные эмоции и располагать к построению доверительных отношений.
Давайте рассмотрим рекомендации, которые помогут вам в проведении встреч в онсайте:
Определите повестку, цели и участников каждой встречи. Вспомним план встреч, который мы готовили на стадии планирования. Для каждой встречи определите: какова цель этой встречи, кого вы ждете со стороны клиента, нужно ли клиенту заранее что-то подготовить к встрече. Этот документ отправьте вместе с планом встреч (или чуть позже). Он поможет клиенту подобрать правильных участников.
Приходите заранее. Примерно за 10-15 минут. Этого времени хватит, чтобы подключиться к WiFi, убедиться в исправности проектора, "достучаться" до сервера, на котором будете проводить демонстрацию и т.д.
Ведите встречу. В Дискавери аналитику и консультанту приходится много говорить. В своей статье Карл Вигерс дает рекомендации, как побороть страх публичных выступлений. От себя могу порекомендовать предварительные прогоны презентаций внутри команды. Получая обратную связь от коллег, вы не только улучшаете контент, но и оттачиваете навыки выступлений.
Давайте говорить другим. Помните, что в Дискавери вам нужно получить как можно больше информации от клиента. Давайте говорить представителям клиента, при этом вовремя направляйте ход встречи и придерживайтесь повестки. Если видите, что разговор уходит в непонятную сторону, то можно сделать следующее. Вежливо, не перебивая, подводите клиента к тому, что вопрос важный и, несомненно, заслуживает внимания. Но сегодня у вас фокус на другом, поэтому предлагаете запарковать и отдельно обсудить возникший вопрос, а сейчас вернуться к изначальному плану.
Протоколы встреч. Это прекрасный инструмент фиксации договоренностей, сделанных в Дискавери. Также это показатель вашего профессионализма, особенно, если вы отправляете протоколы на согласование клиенту по горячим следам, скажем, в конце дня. Как записывать? Каждый решает для себя сам. Лично мне долгое время было сложно перейти от записей в тетради к записям в ноутбуке. Но потом я понял, что время на перенос записей из тетради в компьютер слишком велико и пришлось перестраиваться. Если на встрече присутствует несколько людей, ведущих записи, то используйте онлайн документ, разрешающий одновременное редактирование.
Какие встречи мы обычно проводим в Дискавери? Давайте вспомним план, который обсуждали в предыдущей статье, и обсудим некоторые встречи.
Установочная встреча (Kick-off) - на ней мы представляем команду, знакомимся с клиентом, проговариваем программу визита, обсуждаем какие артефакты будут готовиться по результатам Дискавери, и т.д.
Обсуждение текущего (As-Is) процесса - на ней обсуждаем процесс, который необходимо автоматизировать или улучшить. Обсуждая текущий процесс вы многое узнаете о своем клиенте! Особенно, когда люди начнут противоречить друг другу или отвлекаться от хода обсуждения, уходить в детали, понятные только им. Здесь вам нужно фильтровать многое из того, что говорит клиент. Старайтесь понять, что из текущего процесса не устраивает клиента, какие основные улучшения он ожидает, что в его глазах является критериями успеха проекта.
Интервью с пользователями - тому есть различные названия, например, observation, contextual inquiry, day in life и так далее. Если есть такая возможность, то я рекомендую проводить интервью на рабочем месте пользователя. То есть мы идем к пользователям, находимся на их рабочих местах, просим показать, что конкретно они делают, например, при получении входящего запроса или создании заявки. При этом мы не вторгаемся в сам процесс, не перебиваем, но задаем уточняющие вопросы и делаем записи. Делаем это индивидуально с представителями разных ролей. Почему важно делать такие встречи индивидуальными, а не находясь в большой комнате со всеми стейкхолдерами? Потому что коллектив может неявно сдерживать человека высказать свое мнение. Или он может что-то попросту забыть. Погружаясь полностью в исполнение задачи, он явно ничего не забудет а также даст вам массу инсайтов о текущем рабочем процессе.
Предложение по будущему (To-Be) процессу - будущий процесс представляют с описанием основных шагов, для которых дополнительно указывают: исполнителей а также систем, в которых будут проходить шаги процесса. Следует явно указать, какие шаги процесса НЕ будут автоматизированы. С точки зрения инструментария, мне проще всего моделировать будущий процесс в нотации BPMN, но она не всегда сходу понятна клиенту, поэтому модель приходиться упрощать при ревью с клиентом. Вообще можно и