Бізнес-аналіз як інструмент волонтера (частина 1, гуманітарна допомога населенню)

У лютому–березні 2022 року Київ опинився під загрозою окупації. Передмістя було захоплено російськими військами, ланцюжки постачання продуктів, ліків та інших необхідних товарів було практично розірвано. При цьому безліч людей мала гостру потребу в цих товарах. Ситуація погіршувалася великою кількістю біженців з передмістя – вони приїжджали до столиці практично без нічого і були часто вимушені ночувати «де доведеться».

Перед волонтерами постало складне, але вкрай важливе завдання – хоча б частково відновити ланцюжки постачання і забезпечення.

Це був хаос. Величезна кількість волонтерів, які об’єднувались на ходу в організації, тинялися по місту і області, виконуючи завдання з евакуації, доставки їжі, медикаментів та ін.

Наша компанія кількістю 50+ осіб не була винятком. Кожен займався всім. Робочий день, який тривав 12+ годин, нескінченні дзвінки з проханнями про допомогу. І десь між цим всім тренування з надання першої допомоги та поводження зі зброєю. Ці важкі часи, які я тим не менш згадую з теплом.

Якоїсь миті організатори волонтерського центру зрозуміли, що так більше не може бути, і ми почали складний процес по формалізації процесів. Було виділено декілька керівників напрямів. Керівники займались:

-          Прийманням донорської допомоги за напрямами (одяг, продукти, ліки і ін.);

-          Прийманням колективних заявок від ЗСУ, Нацгвардії, Тер оборони, Поліції;

-          Прийманням колективних заявок від великих груп тимчасово переміщених осіб;

-          Прийманням поодиноких заявок;

-          Логістичними завданнями (приймання і відправка вантажів)

-          Станом автопарку;

-          Охороною центрального штабу і філіалів.

Як робочий інструмент ми використовували Atlassian Jira, де кастомізували стандартні сутності. Наприклад, «Завдання» перетворили в «Завдання з логістики» і добавили 3 кастомні поля: «Куди їхати?», «Кілометраж», «Машини». Для підтримки останнього було створено довідник машин, який тримали в актуальному стані.

Одразу за стійкою реєстрації встановили комп’ютер, де кожен волонтер міг створити і переміщати згідно з життєвим циклом заявки на Відвантаження, Доставку і Логістику. Основне робоче місце було зроблено на основі Agile Board. Навчання по роботі з системою для пересічного користувача займало 5 хвилин.

В кінці операційного дня зацікавлені стейкхолдери отримували звіт за день по кожному завданню. Таким чином, ми забезпечили максимальну прозорість процесів і підзвітність. Це виручало, коли треба було зробити звіти для донорів. Цікавим завданням, наприклад, було «вибрати всі поставки ресторанам, які готують готову їжу біженцям за період».

Завершуючи цю невеличку статтю, я хочу сказати про адаптивність (базова компетенція бізнес-аналітика). Практично на всіх моїх комерційних проєктах однією з моїх головних проблем було зберігати залученість. На цьому ж проєкті проблема була в іншому – емоцій та залученості було надто багато. Таке теж буває, виявляється. Це один із найбільших викликів, з якими я зіткнувся під час своєї професійної кар’єри. Я радий констатувати, що завдяки залученості і професіоналізму колег з https://www.facebook.com/volonterielohim мені вдалося його пройти.

(переклад - Nataliya Hrabovska)