Про автора:
Я бізнес-аналітик та починаючий Product Owner із досвідом у цій сфері 4,5 роки. До ІТ були B2B/B2G продажі та маркетинг. Мені пощастило працювати у ІТ-компаніях, що цінують user-centric підходи, для більшості проектів ми застосовували методологію Design thinking. За ці роки я провела більше 20 різних воркшопів (як онлайн, так і офлайн) із кількістю учасників від 4 до 12 і хотіла би поділитись у практичними порадами, які допомагають мені завершувати 80-90% воркшопів із закритими цілями і задоволеними учасниками. Решта 10-20% таких зустрічей зазнають менших чи більших невдач з точки зору тайм-менеджменту, бо кожного разу я натикаюсь на нові фактори, які не змогла передбачити, натомість беру це до уваги для наступних планувань.
Якщо ви проводили хоча би раз у житті воркшоп або були його учасником, ймовірно ви розумієте, як складно спланувати час таким чином, щоб всі встигли висловитись, зробити завдання та досягти запланованого результату. З ростом кількості учасників складність цієї задачі росте в геометричній прогресії, а якщо додати хоча б одну людину, яка дуже любить говорити і все коментувати (впевнена у вас були такі колеги чи замовники), то інколи здається, що все завершити вчасно просто неможливо :)
Погоджусь, що бувають і такі ситуації, де ніякі методи не допоможуть, але з мого досвіду, як мінімум, 80% воркшопів можна б було оптимізувати по часу і результативності за умови кращої підготовки організатора(ів).
Що таке "Воркшоп"
Для початку я б хотіла пояснити, що я маю на увазі під терміном “воркшоп”, адже зустрічала дуже багато варіантів трактування. В моєму розумінні воркшоп, це робоча зустріч, на якій потрібно або досягти певної цілі, або вирішити проблему. Завжди є чіткий перелік завдань для учасників, і, зазвичай, задіяні всі учасники (не має бути просто “тихих” спостерігачів на фоні, кожен має робити певний внесок для досягнення цілей воркшопу). Найпростіше пояснення: якщо класична зустріч (meeting) потрібна, щоб щось обговорити або донести інформацію до інших, то воркшоп, виходячи навіть із самої назви (“workshop” від слова “work”) — щоб разом попрацювати, щось створити.
Прикладами воркшопів можуть бути: побудова Customer journey map, постановка проблеми проекту/продукту (визначення Problem statement), пріорітезація вимог (функціональності).
Як спланувати час воркшопу: розбираємо приклад
Я не планую описувати у цій статті всі аспекти організації воркшопів, натомість пропоную уявити, що ви вже визначили ціль і маєте бачення, яке потрібно покрити (тобто, склали перелік завдань), але не впевнені, що все встигнете. Також важливо не перевтомити аудиторію, тому спробуємо спланувати воркшоп таким чином, щоб зберегти принцип балансу між “роботою” та “обговореннями”. Давайте, як приклад, візьмемо воркшоп по побудові Customer journey map (далі — CJM). Нехай, вам потрібно разом із іншими учасниками (наприклад, ваша команда + команда клієнта) заповнити мапу згідно такого темплейту:
Звісно, ви можете обрати для себе набагато складніший шаблон, або включити у воркшоп ще інші задачі, та все одно буде можливо застосувати загальні принципи планування, що я пропоную нижче.
Отже, розглянемо цей шаблон CJM: у вас є 5 колонок, тобто, етапів самої “подорожі” користувача (awareness, consideration та ін.), а також 4 аспекти кожного із етапів (activity, customer goal, та ін). Сумарно учасникам потрібно буде заповнити 20 комірок на цьому воркшопі. Ваші основні задачі при плануванні часу будуть:
Задача 1. Зрозуміти, скільки часу виділити на кожну комірку чи колонку (заповнення + обговорення);
Задача 2. Визначити, на що ще піде час (і скільки) окрім заповнення самих комірок (наприклад, вступ, пояснення правил, підсумок результатів та ін).
Задача 3. Скласти похвилинний план базуючись на п.1 та п.2.
Можна починати із п.1) або із п.2), але більш надійно буде в першу чергу спланувати основну частину (п.1), а потім вже перейти до додаткових активностей (п.2).
Задача 1. Як бізнес-аналітику зрозуміти, скільки часу виділити на кожну колонку/комірку?
Сюди ми включаємо:
час на заповнення. Найкраще — це спробувати самостійно заповнити хоча би 1 колонку чи комірку, в ідеалі — колонку. Якщо ви розумієте, що складність колонок різна, то можна заповнити найпростішу і найскладнішу. Засічіть час, буквально, скільки секунд/хвилин вам знадобилось? Звичайно, орієнтуватись тільки на себе може бути не дуже вдалим рішенням, особливо, якщо ви в цьому проекті фултайм кілька місяців (чи може навіть років) і безліч раз робили CJM, а є люди, що вперше в житті будуть на воркшопі чи не так давно приєднались до проекту. Тому подумайте про кожного учасника, можливо комусь знадобиться більше часу, закладіть його (але, звісно, в межах розумного). Якщо з якихось причин ви не хочете/не можете заповнити колонки самостійно, спробуйте просто виділити певну тривалість базуючись на власних відчуттях (досвіді). Тобто, “прикиньте на око” скільки хвилин може знадобитись середньостатистичному учаснику, щоб заповнити кожну колонку.
час на обговорення. Загалом є кілька підходів до того, як організувати обговорення на воркшопі і кожен буде займати різну кількість часу:
○ після чергового заповнення кожен учасник пояснює свої стікери/картки, інші учасники їх коментують. Це, мабуть, найдовше по часу, але і найбільш продуктивно;
○ обирається 1 учасник, який цього разу пояснить свої стікери/картки, інші можуть їх прокоментувати. Наприклад, у вас є 5 учасників. Всі п'ятеро щойно заповнили колонку Awareness. Ви (фасилітатор) обираєте, хто цього разу буде проходитись по своїм стікерам. Тоді учасник X пояснює (коментує) свої записи, всі інші можуть задавати питання, доповнювати. Тут дуже важливо обрати “правильного” спікера для кожного конкретного завдання, тобто, щоб своїми думками цього разу поділився той, в кого в цьому питанні найбільше досвіду/цікавих ідей/нестандартне бачення/незрозумілі вимоги, і тому важливо почути його думку. З мого досвіду, це, в принципі, найоптимальніший підхід з точки зору “якість-час”, особливо, якщо завдань багато, а часу мало;
○ фасилітатор може сам зачитувати всі картки вголос і задати питання автору, якщо щось не зрозуміло. Це непогано працює, якщо фасилітатор добре орієнтується у темі (проекті) і дійсно важливо, щоб саме він зрозумів всі думки учасників;
○ кожен учасник подумки читає чужі картки, і лише, якщо є питання, то вони обговорюються в порядку черги. Цей метод, як на мене, дуже нівелює всі стандартні “плюси” воркшопу, може спричинити невірне трактування, і не дає можливостей почути контекст, зрозуміти хід думок учасників. Цей підхід можна застосувати, як резервний, якщо ви не встигаєте, або у випадку, якщо всі учасники на дуже класному рівні розуміння проекту та добре спрацьовані, як команда.
Також ви можете давати завдання таким чином, щоб учасники заповнили за 1 раз цілу колонку (наприклад, Awareness) і тоді її обговорювати, або заповнювати по 1 комірці (наприклад, Activity на етапі Awareness) і одразу обговорювати лише її. Із досвіду скажу, що чим дрібніше ділити завдання, тим більше часу буде “з'їдатись” на обговореннях. В ідеалі давати на обговорення або стільки ж часу, скільки було виконання, або трішки більше (+ 20-30%). Інколи практикують формат обговорення в самому кінці, тобто, після заповнення всіх-всіх комірок. Такий воркшоп найлегше планувати і фасилітувати з точки зору тривалості, але він може бути досить виснажливим і нецікавим для учасників, важко стільки часу підряд приділяти самостійному та уважному мозковому “штурму”.
Врахуйте також інші важливі моменти:
для того, щоб люди не надто втомлювались, краще не давати завдання тривалістю більше 8-10 хв без перерв на спілкування (тобто, не просити заповнити за 1 раз всю мапу, чи навіть половину). Оптимально буде, якщо кожне окреме завдання буде мати таймінг 3-8 хв. Відповідно, обговорення — 4-11 хв;
інколи певні колонки вимагають більше часу, ніж інші, це не страшно. Ви можете закласти на заповнення колонки Awareness 3 хв, а на Consideration — 5 хв. Головне, щоб учасники чітко розуміли скільки в них часу кожного разу і не плутались;
час на кожну наступну задачу можна буде зменшити в процесі самого воркшопу, якщо ви будете бачити, що його раптом забагато. Наприклад, ви дали 3 хв на заповнення колонки Awareness, але бачите по активності на дошці, що вже за 2 хв всі готові і нудьгують. По-перше, ви можете зупинити таймер швидше (попередньо спитавши, чи всі готові). По-друге, для наступного завдання дати, до прикладу, не 5 хв, як планували спочатку, а — 4 хв. Ця 1 хв може здаватись дуже смішною дрібницею, але повірте, якщо таких завдань 10, то завжди краще в кінці мати 5-10 хв запасу, використати його на small talk чи попросити поділитись враженнями від воркшопу, аніж не встигнути 1-2 завдання взагалі.
Як результат виконання Задачі 1 у вас має бути розуміння таймінгу на кожне завдання воркшопу. Наприклад,
колонки awareness, consideration, conversion: робота по 5 хв, обговорення по 5 хв;
колонки customer service, loyalty: робота по 7 хв, обговорення по 8 хв.
Таким чином, сумарно на заповнення і обговорення мапи буде потрібно біля 60 хв.
Задача 2: Визначити, на що ще піде час (і скільки) окрім заповнення самих комірок.
Стандартно це може бути:
інтро (пояснення цілей воркшопу, тривалості, формату, суті артефакту, що ви створюєте та ін.). Майте на увазі, що тут вам можуть задати питання типу, “А що нам дасть такий артефакт?”, “А може ми скористаємось іншим шаблоном?”, “А чим це відрізняється від артефакту X, який вже є створений?” і так далі;
інструкція чи демо, як саме користуватись онлайн-програмою, яку ви обрали для воркшопу, наприклад Miro, FigJam, Whimsical, JamBoard чи ін. Це може бути пояснення, як додати новий стікер (картку), як її видалити, посунути, відредагувати, як переміщатись по дошці та ін. Якщо ви не є впевненими на 100%, що кожен учасник знає, як користуватись обраним онлайн-інструментом, то дуже раджу надати доступ учасникам ще до самого воркшопу за кілька днів, за можливості проконтролювати, що вони змогли залогінитись (якщо це потрібно для роботи) та отримали доступ на редагування. Дуже часто на початку воркшопу “з'їдається” 5-10 хв на тому, що хтось не може зайти, зайшов не під тим акаунтом, не має прав редагування і так далі;
пояснення стандартних правил воркшопу, наприклад, що в кожного свій колір стікерів, що не бажано користуватись іншими гаджетами, що на кожну задачу є таймінг, що нас цікавлять відчутні (tangible) результати, а не тривалі обговорення, що не варто виходити за рамки теми воркшопу та ін. Приклади різних правил для воркшопу можна переглянути тут. Чим краще учасники зрозуміють правила, тим легше буде фасилітувати такий воркшоп, тому цих додаткових 5 хв гарно “окупляться” =);
пояснення самих завдань. Будьте готовими пояснити, що означає кожна із 5 колонок, починаючи від Awareness, та кожен аспект, відповідно, починаючи із Activity. Вас можуть спитати в чому різниця між колонками, чому не можна їх об'єднати, а чи можна додати ще 2-3 етапи і тд;
перерва. Це хороша практика всередині воркшопу трішки відпочити. Якщо це воркшоп тривалістю 1.5-2 год, то, зазвичай, буде достатньо 5-10 хв перерви. Якщо це 3-4 год, то можна зробити кілька перерв по 10-20 хв;
підсумки та наступні кроки. Варто підсумувати, яка робота пророблена, що ще залишилось (якщо залишилось), як будуть використані ці результати, де вони будуть збережені, хто буде мати доступ і які наступні кроки роботи;
попросити фідбек. Дуже корисно аналізувати роботу по “свіжим слідам”, тому ви можете попросити кожного поділитись швидким фідбеком, що сподобалось, що ні, чи було цікаво, чи отримали інсайти, чи є пропозиції по покращенню і т.д.
Аналізуючи своїх стейкхолдерів ви зможете закласти на ці активності правильну кількість часу. Стандартно це може бути 10 хв інтро, 5 хв інструкція по програмі, 5 хв пояснення правил, 5 хв на пояснення завдань, перерва 10 хв, підсумки 10 хв, фідбек 5 хв. В сумі маємо біля 50 хв на додаткові активності.
Задача 3. Складаємо похвилинний план на воркшоп.
Може здатись, що вже все проплановано і залишилось просумувати 60 хв + 50 хв. Але не все так просто =) Не забуваємо про форс-мажори або іншими словами — стандартні речі, що трапляються майже на кожному воркшопі і забирають час, але про них забувають подумати наперед =). Це чи не найважливіша частина планування. З мого досвіду додатковий час зазвичай потрібен на такі речі:
перших кілька хвилин може піти на те, щоб почекати доки всі приєднаються до зустрічі;
хтось із учасників буде перелімічувати час обговорення, задавати багато питань, ділитись всіма думками, що прийшли у голову (трапляється у 99% випадків, коригується вправною фасилітацією);
комусь не буде зрозуміла задача, попросять додатково пояснити, як її виконати або навести приклад.
Це лише кілька прикладів на що може піти додатково час на воркшопі, ви можете також подумати про те, що може піти “не так”, знаючи своїх стейкхолдерів, і закласти на це час. Я би радила на всі форс-мажори додати, як мінімум, 20-30% часу поверх визначеного на попередніх етапах. У нашому прикладі це буде біля 35 хв на форс-мажори (110 хв*30%).
Таким чином похвилинний план нашого CJM воркшопу буде наступним:
інтро - 10 хв;
інструкція по online-програмі - 5 хв;
пояснення правил воркшопу - 5 хв;
пояснення завдань - 5 хв;
виконання завдань, частина 1 - 30 хв;
перерва - 10 хв;
виконання завдань, частина 2 - 30 хв;
підсумки - 10 хв;
фідбек - 5 хв;
форс-мажори - 35 хв.
Сума — 2 год 25 хв.
Форс-мажори
Дуже не раджу нехтувати закладанням часу на форс-мажори. Якщо раптом загальна тривалість вашого воркшопу вже визначена наперед, наприклад, ви ще раніше домовились про зустріч на 2 год, то краще, на мою думку, спростити самі завдання, чи відмовитись від перерви, фідбеку і таким чином “зекономити” час. Що точно не варто робити — віднімати “лишніх” 25 хв від загального часу виконання завдань (тобто, замість 60 хв давати 35 хв).
Додаткові поради бізнес-аналітику по фасилітації воркшопу
Кілька порад, як ще можна краще фасилітувати тривалість воркшопу вже маючи похвилинний план:
обов'язково біля кожного завдання описати його суть (щоб було менше питань “як це заповнювати”) і скільки часу буде на виконання. Приклад:
*тут Success metrics — це саме завдання, тобто, учасники мають вписати метрики успіху. Нижче йде пояснення, як саме це робити. На зеленому стікері — скільки буде на це часу (можна ще додати скільки хв буде на обговорення). Помаранчевий, жовтий та синій стікери, відповідно — для відповідей трьох учасників воркшопу;
ставити таймер, який в ідеалі бачать всі учасники, поки виконують завдання (така можливість точно є у Miro та FigJam, думаю, в аналогічних програмах — також. Якщо це офлайн воркшоп, то можна ставити на телефоні чи загальному екрані);
за 1 хв до завершення відведеного часу на завдання треба робити нагадування (просто так і казати — “Залишилась 1 хв”);
можна виписати собі десь окремо точки часу, в яких ви маєте опинитись виконавши певне завдання. Наприклад, ви починаєте воркшоп о 13:00, отже, у нашому прикладі із CJM завершити правила потрібно біля 13:20, а піти на перерву — о 13:55. Якщо ви бачите, що випереджаєте план — це класно, але не привід розслаблятись :). Можете десь зазначити собі, скільки є хвилин у запасі і додати їх пізніше до якогось особливо жвавого обговорення. Якщо ж ви спізнюєтесь, потрібно прикинути, чи це ще у рамках закладеного буферу і зафіксувати, скільки використано. Якщо пішов переліміт по буферу, потрібно приймати рішення, що із подальшого плану викинути (чи можливо учасники не проти трішки затриматись). Інколи робити ці всі калькуляції на ходу важкувато, в такому випадку просто попросіть всіх учасників почекати/перепочити 1 хвилину, і тоді спокійно прийміть рішення;
скинути наперед доступ до програми і до темплейту, попросити кожного із учасників ознайомитись, впевнитись, що він/вона розуміє, що потрібно буде робити і згідний із планом. Також можна додати на дошку приклад заповненого артефакту з іншого проекту, щоб учасникам було легше зрозуміти, яким має бути кінцевий результат (але тут обережно, щоб вони не надто “надихнулись” прикладом =);
постійно вголос нагадувати всім про час, тобто, скільки є часу на кожне завдання (навіть якщо це написано біля самого завдання), скільки лишилось часу і завдань. Це додасть кожному учаснику трішки більше відповідальності не порушувати таймінг розмовами не по темі;
якщо у вас є така можливість (час), то дуже раджу потренуватись. Тобто, проговорити перед собою (вголос!) ту частину, яка лежить на вас (на фасилітаторові), типу інтро та всі пояснення правил, а також підсумки, і засікти час. Дуже ймовірно, що ви одразу побачите відставання по кожному пункту на 1-2 хв, що сумарно потім може “з'їсти” 10-15 хв.
Подумайте наперед, що ще може піти не так і це змістить таймінг? З мого досвіду бували випадки, що хтось із стейкхолдерів посередині воркшопу повідомляв, що має терміново відлучитись (тому таку активність варто обговорити у деталях наперед, пояснити, що на кожне завдання буде чітко виділений час і він розрахований на певну кількість людей), або у основного стейкхолдера виникли сумніви щодо шаблону CJM, який я обрала, тому етапи (колонки) ми змінювали на ходу, що забрало також достатньо часу. Кілька раз на воркшоп приходили нові стейкхолдери, їх запрошували без мого відома. По-перше, йшло 5-10 хв на те, щоб вони себе представили, а по-друге, вони додавали час у обговореннях.
Таких ситуацій може виникнути безліч, тому інколи корисно подумати наперед, яке із завдань ви готові взагалі пропустити і не виконувати на воркшопі (як альтернатива — це можна дати “на домашнє завдання”, або заповнити самостійно вже після воркшопу і надіслати на перевірку/коментування всім іншим учасникам). Звісно, це досить небажаний сценарій, але набагато гірше, коли ви бачите, що лишається, до прикладу, всього 30 хв, а у вас ще чотири завдання, де кожне займе по 10 хв і вам треба дуже швидко прийняти рішення, яке із них не робити.
Особливості у випадку офлайн воркшопу
Більшість вищенавежених порад підійдуть для фасилітації, як онлайн, так і офлайн воркшопу, та все ж є певні особливості живих зустрічей. Їх перелік міг би потягнути на окрему статтю, тому наведу тут лише кілька прикладів із практики: якщо ваші стейкхолдери на своєму робочому місці, то вище шанси, що їх може хтось відволікати, покликати у інший кабінет для вирішення питанння і т.д. Також дуже важливо продумати, де саме будуть розташовані стікери (стіл, стіна, дошка) і чи вистачить там місця, щоб виконати всі завдання. Бо ці логістичні моменти під час самого воркшопу можуть зайняти дуже багато часу. Інколи прибравши стікери, щоб звільнити місце, ви можете ускладнити виконання наступних завдань, оскільки учасники б хотіли повернутись і переглянути попередні записи (картки). Спілкування вживу зазвичай з'їдає ще більше енергії, люди швидше виснажуються, подумайте про корисний перекус і принесіть з собою у офіс (горішки, шоколад тощо), або розрахуйте, що потрібно буде робити додаткові “позапланові” перерви. Ще дуже неприємний момент, якщо стікери злітають з дошки чи стіни. Раджу протестувати з дому (офісу) ті стікери, що ви обрали для воркшопу і впевнитись, що вони будуть висіти непорушно кілька годин протягом воркшопу =). Є ще дуже багато інших особливостей “живих” воркшопів, але ці я б назвала основними.
Підсумки
Отже, підсумовуючи, що вам потрібно зробити, щоб спланувати детально воркшоп: закладіть час на виконання та обговорення завдань, на додаткові активності (типу інтро, пояснення правил, підсумки та ін.) і певний буфер на форс-мажори залежно від того, як добре ви знаєте своїх стейкхолдерів, як давно ви у проекті, наскільки складним буде цей воркшоп та ін.
Можливо цей підхід з першого погляду здається занадто детальним і дріб'язковим, таким, що займає дуже багато часу, але з досвідом розумієш, що 80% успіху будь-якої активності — ретельна підготовка. Спочатку це може зайняти кілька годин чи днів (особливо, якщо це офлайн формат), але пізніше, готуючись до чергового “стандартного” онлайн-воркшопу, на це все піде не більше 30 хв. Варто зазначити, що фасилітувати і приймати активну участь у завданнях дуже важко. На перші рази краще попросити іншу особу керувати воркшопом та слідкувати за планом, а надалі, залежно від складності можна пробувати поєднувати.
Даний підхід буде особливо корисним, якщо вам зазвичай важко зібрати всіх потрібних стейкхолдерів на одній зустрічі і досягти певного конкретного результату, а не просто годинних "пустих" обговорень. В такому випадку вартує витратити і кілька годин (днів) на підготовку. І пам'ятайте: план — ніщо, планування — все! (Д.Ейзенхауер)