Хинты бизнес командировок

Пост обновлен 28 мая 2019 г.

Пару лет командировок - и вы не только увидите мир шире и разнообразнее но и поймете что к командировкам надо готовится. Простой сценарий обрастет деталями, ваша шкурка закалится под трением жизненного опыта. Хорошо когда вы подготовитесь заранее и не будете подкидывать кубик на удачу. Ниже советы для тех кто планирует бизнес командировки - они расширят перечень подготовки аэропрт-такси-отель. Советы взяты исключительно из личного опыта и опыта коллег по работе. Все это реальные кейсы из бизнес командировок.


1. Приезжайте минимум за 1,5 часа до вылета. Иногда бывают очень большие очереди на сдачу багажа или на паспортный контроль. Тупят адски немцы и иногда у шведов боттлнек. В зависимости от вашей компании - особенно если это лоукостер - берите больше времени. Учитывайте день недели - не будет ли это днем пика вылетов. Я беру 2,5 часа - лучше я почитаю книги чем буду считать минуты до вылета. Вам может потребоваться время на вход в аэропорт, на поиск стойки компании, на перепаковку багажа, на проход визового контроля, на бег к гейту.


2. Проверяйте гейты пересадки. В Мюнхене, например, вам надо пройти медленных и педантичных немцев с тупежом всех пассажиров и перебежать в другой терминал. Я и мои коллеги сдавали бег с чемоданом на расстояние 500 метров за 10 минут до вылета. Вообще меньше 1,5 часов это страшно. Мы летели из Киева в Исландию - и это был челлендж добежать. Советую сразу на паспортном контроле просить вас пропустить и самому офицеру скажите что у вас следующий рейс скоро - тогда вас реально быстро пропустят.


3. Учитывайте зиму. Зимой идет снег и это может здорово нарушить перелеты. Борисполь не всегда справляется с погодой и вы можете на 3-4 часа застрять в ожидании когда найдут водителей снегоуборочной техники. Даже сильный дождь в Борисполе может не дать вам выйти из самолета. Не выпустят просто. Нас не выпускали из Швеции потому что Борисполь закрылся для приема бортов на пару часов.


4. Иметь распечатку митинга. И всех других важных документов. Иногда на границе просят подтвердить бизнес митинг - в какую компанию, с кем и когда встречаетесь. Проверяют название компании, адрес. Бывает очень редко - но бывает. Отсутствие бумажки иногда стоит нервов, судорожного поиска в ноутбуке митинга или письма по этому поводу. Было у коллеги в Польше, у меня - в Швеции. К важным документам - проживание, страховка, карта билетов туда и обратно.


5. Взвешивать на весах авиакомпании перед регистрацией и стоянием в очереди - разные стойки разных компаний по-разному могу показывать вес вашего багажа. Знайте сколько разрешенный вес багажа и старайтесь как можно раньше все проверить на месте. Иначе простоите в очереди и потом пойдете перепаковываться. Потеря времени. Недавно коллега не попал на свой рейс и покупал за свои деньги билеты из Норвегии - не успел перепаковаться.


6. Внимательно проверяйте в спецификации билетов структуру багажа. Летел МАУ с 1 багажом и 2 ручной, пересаживался на SAS а там 2 багажа и 1 ручная. Пришлось объяснять SAS-овцам что у меня сдан всего 1 багаж. Они проверили и пустили на борт. А ведь могли ссадить и фсьо. Знакомые были сняты с рейса или пытались в впихнуть два небольших пакета в один. Берите с собой большую матерчатую сумку - она может пригодится чтобы в нее сложить несколько пакетов и соответствовать формальным требованиям. Я так сделал в последнем рейсе Швеция-Киев.


7. Еда и Вода. Берите бутеры в дорогу, орешки, сникерсы. Иногда наши в Борисполе провтыкивают пол литровые бутылки с водой. Несколько раз обнаруживал такое при проходе через наше секурити. В Европе так не работает. Но! Зато в Швеции, Норвегии, Исландии - точно можно набирать воду в аэропорту - где угодно. Даже в туалете. Она питьевая. Помните что можете оказаться в дороге значительно дольше.


8. Распечатка адреса проживания, паспорт и страховка должна быть в кармане. Вас могут найти почти мертвым и это вас спасет. Колега упал с высоты - переломал все что можно. Благодаря этим бумажкам в кармане знали кто он откуда и что у него есть сраховка. Спасли, вернули - живой и здоровый. Бывает очень разное - иногда даже не возвращаются живыми. Облегчите поиски вашего тела по моргам - носите паспорт :-)


9. Специфический багаж. В последний раз я неожиданно узнал что мне надо везти кусок бронедвери с датчиками. Из Норвегии, через Швецию. Это не просто особая дура, не просто вес и габариты - но это еще блоки питания, датчики и тп. Процедура проверки может стать для вас на месте фатальной - вас снимут с рейса. Заранее - за 2 недели отправляйте запрос на разрешение на провоз багажа во все авиакомпании по рейсу. На руках должны быть все спецификации.


10. Проверяйте проживание и другие брони. Вам могут отказать в день вылета. Или во время прилета прислать детали по проживанию. Проверяйте! С точки зрения денег у вас должен быть буфер купить тут же новое проживание. С таким кейсом я столкнулся в Польше.


11. Покупайте оптовые билеты, транспортные карты на несколько дней - во многих городах есть билеты на 3-5-7 дней. Это удобно. Не забывайте активировать. Читайте внимательно правила. В Швеции вы можете взять Family ticket на всю группу - в последний раз у нас вышла шведская семья на 4 человека - девушка-контролер в поезде понимающе нам подморгнула. В Норвегии на публичном транспорте я сразу беру недельный билет.


12. Обязательно избыточно пополняйте счет мобильного. Активируйте пакеты роуминга. Хорошая тема у Водафона и Киевстара. Вы можете оказатся в ситуации когда вам срочно надо звонить - а денег нет на счету. Паника ) Перед поездкой изучить порядок покупки и цену местных симок. В Португалии, в Чехии и в Польше я брал местные симки. Португалия молодцы - Vodafone за 15 евро дает вам 30 гигов трафика.


13. Несколько банковских карт + лимиты. Минимум 2 банка. Наличка в заначке пару сотен евро. Карты в разных местах. Бывали случаи когда не работала одна из систем, не принимался одним из банков. Если на приватовской карте вы подошли к лимиту у вас платеж не примут терминалы. В отдельных банках есть тема с ограничением платежей или ограничения на снятие денег в других странах. Проверьте ваш банк. В Привате пока была замечена только проблема с кредитным лимитом в Польше.


14. Второй загранпаспорт. Я вожу с собой второй загранпаспорт старого образца как бекап. Но тут есть ньюанс - если вам надо слетать по делу в Бруней и в ОАЭ а потом вы хотите в Иран и затем в Израиль и США - то лучше вам пользоваться разными паспортами. Заведите привычку ездить по исламскому миру с одним паспортом - а по другой части - с другим. И тогда вас не развернут на границе.


15. Никогда не считайте что ваш чемодан в багаже приедет вместе с вами. Всегда важно иметь в ручной клади минимум 1 комплект для встречи - сорри но рубашка, брюки, носки и трусы должны быть минимум в одном комплекте. Ваш багаж может потеряться и вернут на второй день. У коллег и у меня периодически это случается - а вам утром или после обеда на встречу. Будьте готовы к тому что багаж не приедет! Если везете подарки - везите их также раздельно. У нас такой кейс несколько раз воспроизвелся при командировках в Исландию, у коллег была Норвегия. Короче - запасной комплект трусов-носков и как минимум одна рубаха для встреч у вас при себе!


16. Брать с собой лекарства. У меня всегда в наборе аптечка. В ней - от температуры 4-5 пакетов, для носа, что-то общее для горла, давление, головная боль, средства для выгона токсинов, иногда легкий антибиотик, средства для промывания ран, бинт, вата, пластыри. За год пришлось дважды распаковывать - один раз пошло давление а второй раз температура + полное ОРВИ у коллеги и один раз у супруги. Да, и еще вы можете намешать спиртного - а утром у вас презентация. Берите то что вам поможет справится с алкогольным отравлением. Случается в пресейле - в первый день приезда мы с заказчиком обсуждали архитектуру - взяли одну бутылку, потом вторую, а потом третью - а на следующий день у нас было 6 часов презентаций и обсуждений - а утром болит голова и общее состояние оставляет желать лучшего.


17. Скачать оффлайн карты на телефон. Причем всех стран где вы будете - включая транзитом. Обязательно для двух приложений. У меня это Google Maps и Here Maps. С приложениями случаются глюки, разная детализация карт. Очень прочувствовали когда за городом в промзоне Будапешта искали по адресу завод :-)


18. Powerbank. Запаски кабелей. Переходники всякие. Переходники для розеток. Дистрибутив - проверить формат в стране. В последней командировке у моего коллеги никак не подключался ноут к проектору - вышли из ситуации переходниками. Обязательно флешки. На одной из флешек рекомендую иметь образ операционной системы. Последнее у меня возникло в части инцидента когда слетел ноут так что я остался без ОС. Хорошо что прилетел коллега на следующий день и привез образ.


19. Еда и таможенные ограничения. Мелким текстом будет написано что ваша любимая московская колбаса признана биологическим оружием и запрешена к ввозу на территорию ЕС. Я проверял такое правило в Норвегии и Швеции. При подборе бекап продуктов я покупал у нас упакованные продукты ЕС. Когда мы летели на недельку я брал с собой в чемодан немного колбасы, консервов и мивину. Да, вот тут вам сейчас смешно - а когда вы уставшие привалите в квартиру - то очень очень захочется мивинки с колбаской и баиньки. А еще магазины могут закрыться раньше чем вы освободитесь. А дома вас ждет мивииииинка. Да, можно и в ресторан сходить (в Норвегии ходили, бокал пива за 700 грн и одно блюдо за 650 - это нужно но иногда можно быть экономнее). Тщательно проверяйте правила в США. В арабском мире есть жесткие ограничения на объем ввозимого алкоголя. Не стоит везти наркотики в Бруней - вас там просто казнят ;-)


20. Отель или квартира. Лично я люблю квартиры - она значительно больше. В них можно что-то приготовить быстро самому и они могут быть дешевле отелей. Все это полезно елси вы хотите задержаться на 1-2 дня и погулять в стране. Если у вас очень короткая командировка на 1-2 дня то отель может быть удобнее. Но с опытом я стал пользоваться airbnb для жилья. В Исландии я снял комнату в доме за 55$ в то время как коллеги платили 150$ за отель. Вопрос в ваших личных преференциях исключительно. Учитывайте безолаберность людей - про вас могут забыть, прийти не вовремя, замок может поламаться. Вы должны написать по электронке хостеру и набрать его на мобильный до отьезда. Установите контакт, позадавайте вопросы, попросите уточнить как найти дом. Часто забывают указать квартиру или ньансы как зайти в дом. Стоит также попросить рекомендаций как добраться до хостера. Спросите с кем связаться если хостер не отвечает - у меня было так что встречал один а провожал другой (друг хостера).


21. Местные правила и законы. Преступления и наказание. Можно ли фотографировать людей на улице? Стоит ли договариваться с полицейским в Дании? Можно ли обнять арабскую девушку на радостях что она вам принесла быстро заказ? Можно ли пить на улице? Можно ли пить вообще? Я как менеджер ходил лично извиняться в Брунее за то что вечером коллега при прошании поцеловал местную жительницу в щечку. Повезло что она была не из основного религиозного крыла. Ведите себя как железные мужики, будьте собраны. А если вы девушка и летите в арабский мир - попробуйте выдать одного из ваших коллег за бойфренда - чтобы вас красивую такую не завернули. А вот по прилету в Брунее в командировку нам выдали на подпись на борту самолета листик в котором мы расписались о том что мы в курсе что к нам могут быть применены Death Penalty. Смертная казнь. Знание правил помогает вам собраться - но если вы собрались - следите за коллегами. Даже смертная казнь их может не остановить от шалостей.


22. Телефон помощи. Были случаи когда вам вылетать а у вас прямо перед носом в Норвегии показывают что польские авиалинии решили отменить рейс. Для всех вопросов вас просят обратится в польский офис LOT в Варшаву. Вы пробуете звонить - а там очередь и автоответчик. Что делать? У вас закончились деньги на счету мобильного, садится телефон, ночь и у вас ни отеля ни самолета. Тадааам. У вас должен быть под рукой номер первой помощи. У нас это сервис тревелдеска. И в отдельных случаях отдел внутренней безопасности. У вас также должны быть под рукой контакты шефа и коллег. Вы не паникуете - а пишите письмо и набираете коллег которые поймут за минуту что вы попали и начнут с места разруливать ситуацию. А вы идете пить кофе и ждете помощь.


23. Запас денег. Иногда получается так что для командировки вам надо быстро выкупить билеты и отель, на месте вам нужно оплачивать транспорт. Последний мой чек на транспортные расходы и проживание в Швеции был около 20 тысяч гривен. Плюс запас на покупки вкусняшек и подарков домой и на работу (+10). Таким образом у вас должно быть порядка 20-30 тысяч гривен минимум. Если учесть риски попасть в больничку или другие непредвиденные расходы - то буфер плюс 20 тысяч. Итого хорошо когда на счету у вас есть порядка 50 тысяч гривен. Пару сотен евро должно быть просто в кармане.


24 Волшебный лист последней надежды. Лист формата А4. На нем английским языком написано как вас зовут (имя, фамилия), страна, ваш номер телефона и паспорта. На нем указано где вы остановились, мини карта отеля. 2-3 номеров контактов ваших коллег и тут и кого-то из родных. Вы его носите с собой у сердца. Желательно с ним прикладывать вашу страховку. В 99,9% случаев он не пригодится. Когда я еду по личным делаем с семье - этот лист ОБЯЗАТЕЛЬНО в 2-3 экземплярах у ребенка - плюс там написано первой строкой - Please help me, I am lost! My father and mother here but I can not find them!


25 Готовность ко всему, отставить панику. Что может пойти не так - все. Вы не успеете сдать багаж или его завернут, у вас опоздает самолет или вас задержат на паспортном контроле. Ваш багаж потеряется. Вы будете серьезно травмированы и будете без сознания. Вы потеряете свой паспорт или украдут ваш кошелек с деньгами. Я видел все - коллег забирал вертолет эвакуации (пошел покататься на лыжах). Некоторых увозили в гробу (перепой на радостях + остановка сердца). Кому-то отменяли рейсы, отклоняли жилье. Кого-то снимали с рейсов. Кто-то просто провтыкал и не успел на рейс. Или здорово перенервничал при въезде десятый раз в Норвегию зачем он тут. Кто-то из коллег решит уволится прямо посреди вашего бизнес трипа и попробует закатить истерику. Кто-то заболеет. Кто-то потеряется. Очень-очень разные ситуации и очень разные моменты со всех сторон. Иногда комбинация - вы заболели, один ваш коллега слетел с катушек, вам надо везти странный девайс, а третий ваш коллега провтыкал рейс. Собранность, спокойствие и управление рисками ...


... и все будет хорошо :-)


Тренинги от "Art of Business Analysis": Комплексный тренинг по бизнес-анализу

Базовые компетенции бизнес-аналитика

Data Science и машинное обучение для бизнес-аналитиков

Просмотров: 682