В феврале-марте 2022 Киев оказался под угрозой оккупации. Ближайшие пригороды были захвачены рашисткими войсками, цепочки поставок продуктов, лекарств и других необходимых товаров были практически прерваны. При этом множество людей в этих товарах очень остро нуждалось. Ситуация усугублялась большим количеством беженцев из пригородов - они приезжали в столицу практически без ничего и были часто вынуждены ночевать "где придется".
Перед волонтерами стала сложная, но крайне важная задача - хотя бы частично восстановить цепочки поставок и снабжения.
Это был хаос. Огромное количество волонтеров, на ходу объединяющихся в организации, мотались по городу и области, выполняя задачи по эвакуации, доставке еды и медикаментов и др.
Наша компания в количестве 50+ человек не была исключением. Каждый занимался всем. Рабочий день в 12+ часов, бесконечные звонки с просьбами о помощи. И где-то между этим тренировки по оказанию первой помощи и обращению с оружием. Это жесткое время, которое я тем не менее вспоминаю с теплотой.
В какой-то момент организаторы волонтерского центра поняли, что так больше нельзя, и мы начали сложный процесс по формализации процессов. Были выделены несколько руководителей направлений. Руководители занимались
- приемом донорской помощи по направлениям (одежда, продукты, лекарства и пр.)
- приемом коллективных заявок от ВСУ, Нацгвардии, Тер обороны, Полиции;
- приемом коллективных заявок от больших груп временно перемещенных лиц;
- приемом одиночных заявок;
- логистическими задачами (прием грузов и отправка грузов);
- состоянием автопарка;
- охраной центрального штаба и филиалов.
Как рабочий инструмент мы использовали Atlassian Jira, где кастомизировали стандартные сущности. Например, "Задачу" превратили в "Задачу по логистике" и добавили 3 кастомные поля: "Куда ехать?", "Километраж", "Машины". Для поддержки последнего был создан справочник машин, который поддерживался в актуальном состоянии.
Прямо за респешном установили компьютер, где каждый волонтер мог создать и двигать по жизненному циклу заявки на Отгрузку, Поставку и Логистику. Основное рабочее место было сделано на основе Agile Board. Обучение работе с Системой для рядового пользователя занимало 5 минут.
В конце операционного дня заинтересованные стейкхолдеры получали отчет за день по каждой задаче. Таким образом, мы обеспечили максимальную прозрачность процессов и подотчетность. Она очень выручала, когда нужно было сделать отчеты для доноров. Интересной задачкой например была "выбрать все поставки ресторанам, которые готовят готовую еду беженцам за период".
Завершая эту небольшую статью, я хочу сказать про адаптивность (базовая компетенция бизнес-аналитика). Практически на всех моих коммерческих проектах одной из моих главных проблем было сохранять вовлеченность. На этом же проекте, проблема была в другом - эмоций и вовлеченности было слишком много. Такое тоже бывает, оказывается. Это один из самых больших вызовов, с которым я столкнулся за свою профессиональную карьеру. Я рад констатировать, что благодаря вовлеченности и профессионализму ребят из https://www.facebook.com/volonterielohim мне удалось его пройти.
